Παρόλο που δεν ακολουθείται πάντα μια συγκεκριμένη μορφή σε όλες τις εκδόσεις επιγραφών, προτείνεται ενδεικτικά η τυπική δομή και το περιεχόμενο μιας επιγραφικής έκδοσης, ώστε να θεωρείται πλήρης. Η παρουσίαση αυτών των στοιχείων ως προς τη σειρά και τη διεξοδικότητά τους παραμένει ωστόσο υποκειμενική επιλογή του κάθε εκδότη και εξαρτάται από το είδος και τον στόχο της κάθε έκδοσης.
Τίτλος
Περιλαμβάνει βασικά στοιχεία, όπως το είδος της επιγραφής, η προέλευση και η χρονολόγησή της.
Αρχαιολογικές πληροφορίες
Αριθμός ευρετηρίου: η αδημοσίευτη επιγραφή αναφέρεται με τον αριθμό ευρετηρίου του μουσείου στο οποίο φυλάσσεται ή με τον αριθμό με τον οποίο έχει καταγραφεί στα αρχαιολογικά δελτία. Αν αυτές οι πληροφορίες έχουν αλλάξει, π.χ. λόγω μεταφοράς της επιγραφής και επαναταξινόμησής της με άλλο αριθμό ευρετηρίου, πρέπει να παρατίθεται και ο παλαιός αριθμός, για να μπορεί να ταυτίζεται η επιγραφή. Αν η επιγραφή έχει εκδοθεί μία ή περισσότερες φορές και συμπεριλαμβάνεται σε κάποιο corpus ή στο SEG, αναφέρεται με τα στοιχεία της έκδοσης (τόμος και αριθμός επιγραφής, π.χ. SEG ΧΧΙ 235). Σωστότερο είναι να αναφέρεται η πιο πρόσφατη καταγραφή, ώστε ο μελετητής να μπορεί να βρει βιβλιογραφικές πληροφορίες για όλες τις προηγούμενες εκδόσεις. Αν δεν έχει ακόμα συμπεριληφθεί σε συμπληρωματικούς τόμους, χρησιμοποιείται ο αριθμός μουσείου και η βιβλιογραφική παραπομπή στο αντίστοιχο επιστημονικό περιοδικό, βιβλίο ή συλλογική έκδοση (όνομα μελετητή, στοιχεία βιβλίου ή περιοδικού και χρονολογία).
Τόπος φύλαξης της επιγραφής: αναφορά στο μουσείο ή στην τοποθεσία που μπορεί να βρίσκεται, αν είναι κατά χώραν (in situ). Μία δημοσιευμένη επιγραφή που δεν μπορεί εντοπιστεί δηλώνεται ως τέτοια.
Τόπος και χρόνος εύρεσης επιγραφής: αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνονται στα αρχαιολογικά ημερολόγια και στα αρχαιολογικά δελτία καταγραφής. Επιπλέον πληροφορίες σχετικές με τον συγκεκριμένο τομέα ή ανασκαφικό στρώμα εύρεσης μπορεί να είναι χρήσιμες για τη μελέτη των συνευρημάτων.
Περιγραφή του φορέα της επιγραφής: περιγραφή του μνημείου ή του αντικειμένου στο οποίο έχει χαραχθεί η επιγραφή. Αναφέρονται το είδος, η τυπολογία, τα χαρακτηριστικά, το υλικό του αντικειμένου που φέρει την επιγραφή. Αν πρόκειται για αμιγώς επιγραφική έκδοση, αυτά τα στοιχεία παρουσιάζονται συνοπτικά χωρίς εκτενέστερη αρχαιολογική ανάλυση.
Κατάσταση διατήρησης του φορέα της επιγραφής: δηλώνεται αν το αντικείμενο είναι ακέραιο ή ποιο τμήμα του σώζεται καθώς και οι φθορές, αποκρούσεις, εργασίες συντήρησης κλπ.
Διαστάσεις του αντικειμένου: ακριβείς διαστάσεις του αντικειμένου, πλάτος, ύψος, διάμετρος και πάχος (π.χ. σε κεραμική και σε μετάλλινα ελάσματα). Αν το αντικείμενο δεν είναι ακέραιο δίνεται το μέγιστο σωζόμενο μέγεθος κάθε διάστασης.
Επιγραφικές πληροφορίες
Θέση της επιγραφής: προσδιορίζεται η συγκεκριμένη θέση της επιγραφής στο αντικείμενο, η διάταξή της και ο χώρος που καταλαμβάνει η ενεπίγραφη επιφάνεια.
Κατάσταση διατήρησης της επιγραφής: δηλώνεται αν η επιγραφή σώζεται ακέραια ή περιγράφεται το σωζόμενο μέρος της και οι φθορές, οι σκόπιμες αποξέσεις της επιφάνειας ή σκόπιμες αποξέσεις γραμμάτων (rasurae), τα εξίτηλα γράμματα, τα πιθανά ίχνη χρώματος και οδηγών χάραξης.
Διαστάσεις γραμμάτων: οι μετρήσεις με το ελάχιστο και μέγιστο σωζόμενο ύψος και πλάτος, καθώς και το βάθος γραμμάτων, αν η χάραξη είναι αρκετά βαθιά και μπορεί να μετρηθεί (αλλιώς προσδιορίζεται ως αβαθής).
Αυτοψία: δηλώνεται αν έχει γίνει αυτοψία της επιγραφής και αν υπάρχουν φωτογραφία, σχέδιο ή έκτυπο.
Χρονολόγηση: ακριβής χρονολόγηση, αν το επιτρέπουν τα αρχαιολογικά, επιγραφικά και ιστορικά δεδομένα. Σε διαφορετική περίπτωση η επιγραφή πρέπει να εντάσσεται σε αιώνα ή έστω σε χρονική περίοδο (π.χ. κλασική, ελληνιστική). Η χρονολόγηση προηγείται συνήθως της παράθεσης του αρχαίου κειμένου και συχνά δηλώνεται ακριβώς πάνω από το κείμενο στο αριστερό άκρο της σελίδας.
Φορά γραφής: η φορά γραφής και ενδεχομένως άλλη παρατήρηση για τη διάταξη του κειμένου (π.χ. στοιχηδόν) και κάποιες φορές και ο αριθμός των σωζόμενων στίχων της επιγραφής (ή στη στοιχηδόν διάταξη ο αριθμός γραμμάτων ανά στίχο επειδή είναι σταθερός) δηλώνεται στο δεξιό άκρο της σελίδας πριν από το κείμενο. Η φορά γραφής δηλώνεται και με σχήμα βέλους στο δεξιό άκρο κάθε στίχου, όταν πρόκειται για φορά επί τα λαιά ή βουστροφηδόν, γιατί συχνά η εναλλαγή δεν είναι κανονική.
Κείμενο: το αρχαίο κείμενο παρατίθεται σε μικρογράμματη γραφή και ορισμένες φορές όταν η φωτογραφία ή το σχέδιο δεν είναι ευδιάκριτα παρατίθεται το κείμενο και σε μεγαλογράμματη χωρίς στίξη, για να είναι σαφέστερη η εικόνα του αρχαίου κειμένου. Τα σημεία στίξης σημειώνονται κανονικά και οι στίχοι αριθμούνται ανά τρεις ή ανά πέντε ανάλογα με το μέγεθος της επιγραφής. Ο χωρισμός των στίχων γίνεται σύμφωνα με τον χωρισμό του αρχαίου κειμένου, ώστε να αποδίδεται στο χαρτί οπτικά η εικόνα του, όπως είναι στην ενεπίγραφη επιφάνεια. Σπανιότερα, παρατίθεται το κείμενο συνεχές και τότε χρησιμοποιούνται κάθετες κεραίες ως διαχωριστικά των στίχων. Στις περιπτώσεις έμμετρων επιγραφών είτε παρατίθεται το κείμενο στα σχόλια και στη μετρική του μορφή είτε χρησιμοποιούνται οι κάθετες κεραίες ως διαχωριστικά μετρικών ενοτήτων. Ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις παρέθεταν και απόγραφο του κειμένου σε κεφαλαιογράμματη γραφή αλλά η φωτογραφία και το σχέδιο καθιστούν περιττή πλέον την παράθεση απογράφου και εξάλλου τα κεφαλαία χρησιμοποιούνται ως εκδοτικό σύμβολο σε περίπτωση γραμμάτων που δεν παράγουν σαφές νόημα.
Μετάφραση: το κείμενο μεταφράζεται στη γλώσσα που χρησιμοποιείται στην έκδοση.
Βιβλιογραφία: αν η επιγραφή είναι δημοσιευμένη, τότε παρατίθεται η πρώτη έκδοση (ed. pr.=editio princeps) και οι τυχόν επόμενες εκδόσεις με χρονολογική σειρά.
Υπεστιγμένα γράμματα και σχήμα γραμμάτων: αμέσως κάτω από το κείμενο σχολιάζονται τα υπεστιγμένα γράμματα και οι πιθανές εκδοχές για το καθένα, αναφέρονται τα χαρακτηριστικά γράμματα, καθώς και παρατηρήσεις σχετικά με το σχήμα τους και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά τους (μέγεθος, ακρέμονες, καμπυλώσεις κεραιών, συμπλέγματα, διακριτικά σημεία συντόμευσης κλπ.), τα οποία βοηθούν και στη χρονολόγηση. Αν πρόκειται για αρχαϊκά γράμματα, αντί της περιγραφής, δίνεται παραπομπή στον αντίστοιχο πίνακα αρχαϊκών γραμμάτων της Jeffery 1990 (π.χ. Α1, Ε4) με την επισήμανση μόνο πιθανών διαφορών από τα σχήματα της Jeffery.
Παρατηρήσεις: σύντομη περιγραφή της ορθογραφίας, της διαλέκτου και της γραμματικής του κειμένου.
Συμπληρώσεις, αποκατάσταση κειμένου, rasurae: παρατίθενται χωρίς σχολιασμό οι συμπληρώσεις παλαιότερων εκδόσεων κατά στίχο ή οι συμπληρώσεις του εκδότη της επιγραφής.
Σχόλια: περιλαμβάνουν τη χρονολόγηση της επιγραφής με τα επιχειρήματα και τις προτάσεις χρονολόγησης από άλλους εκδότες και με την αιτιολόγηση και τα κριτήρια της χρονολόγησης που προτείνεται στη συγκεκριμένη έκδοση· και τον σχολιασμό όλων των λεπτομερειών του κειμένου, όπως το είδος της επιγραφής, την ένταξή της σε ομάδα ανάλογων κειμένων της περιοχής, τους λόγους για σημασία ή τη σπουδαιότητα της επιγραφής, τυχόν ειδικούς όρους/λέξεις του κειμένου, καθώς και την ιστορική, φιλολογική, αρχαιολογική ή άλλη συμβολή της επιγραφής.
Προσωπογραφία: σύντομη αναφορά και πληροφορίες για τα πρόσωπα που αναφέρονται στην επιγραφή, αν απαντούν στην περιοχή ή αλλού, αν σχετίζονται με άλλα πρόσωπα, το οικογενειακό δέντρο αν προκύπτει.
Φωτογραφία/σχέδιο: συνήθως παρατίθενται στο τέλος της έκδοσης της επιγραφής.